Sven van Lith bij medicijn pick automaat

Collega's worden enthousiast als ze ruimte voelen om eigen processen te verbeteren
Sven, Manager Lean Six Sigma

Sven zorgt voor verbetering door verandering

Sven van Lith is de manager van een nieuwe afdeling: Lean Six Sigma en Operational Exellence. Waar houdt hij zich eigenlijk mee bezig? Sven: “Ik help met mijn afdeling, mensen binnen de organisatie anders naar hun werkzaamheden te leren kijken. Dat doen we bijvoorbeeld door inzicht te geven door middel van data. Daarmee kunnen we laten zien waar in processen bijvoorbeeld tijd en middelen niet efficiënt worden benut.”

“De Lean filosofie, die zich richt op maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspilling, speelt hier een belangrijke rol in. We leren mensen op de werkvloer die dagelijks op een bepaalde manier hun werk doen, opnieuw te kijken met een andere bril op. Zij hebben de meeste ervaring en inzicht in werkprocessen. Vaak zien ze zelf dat er zaken beter of slimmer kunnen. Met behulp van data kunnen we zien of aanpassingen in een werkproces zinvol zijn. Als ze we iets wijzigen kunnen we door te meten bepalen of het een verbetering oplevert. Uiteindelijk moet het bijdragen aan het verhogen van de betrouwbaarheid van onze dienstverlening voor klanten: we willen in één keer goed leveren, op tijd en tegen acceptabele kosten.”

Brocacef wil in één keer goed leveren, op tijd en tegen acceptabele kosten

Werken in multidisciplinaire teams

Het mooie van Lean is dat iedereen in veranderingen wordt betrokken. “Het is dus niet alleen iets voor het management”, vertelt Sven. “Alle medewerkers op de werkvloer tot aan leidinggevenden aan toe spelen een rol. Juist de mensen op de werkvloer weten precies wat er dagelijks speelt. We zijn eerst begonnen om de teamleiders en engineers op te leiden in deze methodiek (hiervoor zijn we een partnership met MastersInLEAN aangegaan, red.). Medewerkers worden getraind en krijgen de beschikking over de juiste tools waardoor zij hun teams goed kunnen begeleiden in werken met Lean. Daarnaast worden ze gecoacht en voorzien van de benodigde data door de mensen in mijn team.”

“Nadat iedereen was opgeleid hebben we een verbetercyclus geïntroduceerd. Medewerkers gaan daarin in groepsverband werken aan verbeterinitiatieven die zij zelf hebben aangedragen. Door samen met collega’s vanuit een andere discipline te zoeken naar oplossingen, ontstaan nieuwe ideeën. Zij lopen niet vast in - dat werkt niet – of - dat hebben we al eens geprobeerd. Ze kijken er nog fris tegenaan. Lean betekent ook meer dan alleen procesverbetering. Het is enorm belangrijk om het proces van continue verbeteren te verankeren binnen de gehele organisatie. De verbetercyclus die we hebben geïntroduceerd dient daar aan bij te dragen. ”

Wat is Lean, Six Sigma en Operational Excellence?

Lean - Is gericht op het realiseren van maximale waarde voor de klant met zo min mogelijk verspilling. Lean is een management filosofie, ontstaan in autofabrieken, die uitgaat van het continue verbeteren van werkprocessen door de te zoeken naar knelpunten en problemen in een proces. Dat kan overbelasting zijn van mens en/of systemen, werk zonder toegevoegde waarde of bijvoorbeeld werk waarbij werkzaamheden of handelingen in een onlogische volgorde worden uitgevoerd.

Six Sigma - Six Sigma wordt gebruikt om continue te meten of processen voldoen aan een bepaalde standaard waardoor afwijkingen sneller worden gevonden en geëlimineerd . Data vormt hierbij een heel belangrijke rol en is essentieel om goed te kunnen (bij)sturen.

Operational Excellence – Dit is uiteindelijk het doel van de twee methoden hiervoor. Doordat medewerkers continue samen zoeken naar mogelijke verbeteringen en die toepassen, zal onze organisatie steeds beter functioneren. Dit biedt voordelen voor de organisatie én voor de klant.

“Teams beginnen het proces met op een rijtje zetten waar ze regelmatig tegen aanlopen. Dat kan iets simpels zijn als steeds de bezem kwijt zijn bij het opruimen van het magazijn. In een A3 rapport beschrijven ze problemen die ze tegenkomen, met mogelijke oorzaken en wat het oplevert als dat probleem zou zijn opgelost. Die beschrijvingen zijn niet te gedetailleerd zodat iedereen ze begrijpt en kan meedenken. Het team kiest uiteindelijk voor het aanpakken van een probleem, waarvan zij verwachten dat een oplossing het meeste waarde oplevert.” De teams gaan aan de slag met het verbeterinitiatief en iedere twee weken heeft men de kans om hulp/ondersteuning te vragen. Daarmee zorgen we ook dat het werken aan verbeteringen onder de aandacht blijft.

We zoeken altijd naar oplossingen, ook voor medewerkers

“Alle teams presenteren uiteindelijk hun probleem met de door hen bedachte oplossing aan elkaar. Zo kan iedereen nog een keer feedback geven en leren teams van elkaar. Als na, eventuele laatste aanpassingen, een oplossing haalbaar en waardvol genoeg is gebleken, start een pilot Eigenlijk is dat een test om te zien of het in de praktijk werkt en om resultaten te kunnen meten. Deze stap is ook nodig om te bepalen of een aanpassing ook toe te passen is op grotere schaal. Na de pilot vindt er evaluatie plaats. Dat is het moment om te zien of we het gewenste resultaat bereiken en medewerkers het een vooruitgang vinden. Tenslotte zoeken we naar waardevolle aanpassingen, ook voor medewerkers.”

Eerst een pilot, daarna verandering doorvoeren

“De pilot fase is net gestart”, vertelt Sven. “Een van de verbeterprojecten richt zich op de indeling en layout van stellingen in ons magazijn. Medewerkers op de werkvloer gaven aan dat zij in hun ogen onnodig vaak voorraad moesten verplaatsen. Als de voorraad op is op de order pick locatie (waar voor een bestelling producten worden verzameld) moeten producten uit de over voorraad (product voorraad in een ander deel van het magazijn) worden gehaald. Deze onnodige bewegingen tussen deze locaties voegen voor de klant geen waarde toe, maar kosten wel extra tijd. Vanuit de LEAN-gedachte is hier dus sprake van verspilling. Op basis van data, is per artikel, inzichtelijk gemaakt welke hoeveelheden er waar in de stellingen moeten liggen. Vervolgens is er door de medewerkers een nieuwe layout gemaakt en hebben zij de stellingen opnieuw ingericht.

Medewerkers lopen in het magazijn nu minder vaak met voorraad op en neer

De eerste ervaringen zijn bijzonder positief: medewerkers lopen minder vaak met voorraad op en neer, de stellingen zijn overzichtelijker en daarnaast hebben de medewerkers nu meer bewegingsruimte in hun werkomgeving. “De verbeterde indeling van de stelling zorgt voor meer orde en rust, waardoor afwijkingen ook eerder opvallen. We zijn allemaal heel benieuwd hoe dit op de langere termijn gaat werken en hoe de medewerkers het ervaren. Het uiteindelijke doel is om sterk presterende teams te bouwen waarbij verbeterinitiatieven onderdeel zijn van het dagelijkse werk.”

Nieuwe inzichten uit data-analyses

Tot op heden merken we veel enthousiasme om zaken in hun werk te verbeteren. “Voordat we met deze nieuwe methode werkten hadden mensen ook vaak ideeën, maar wisten ze soms niet goed waar ze die konden neerleggen. Nu zie je dat door het invoeren van Lean, het makkelijker wordt om er met elkaar over te praten en samen uit te voeren. Je ziet dat collega's enthousiast worden als ze ruimte voelen om hun eigen processen te verbeteren. We halen veel inzichten uit data-analyses, tegelijkertijd zijn ideeën vanuit medewerkers het vertrekpunt. Door samen met plezier te blijven werken aan verbeteringen met z’n allen, worden we uiteindelijk excellent in onze uitvoering.”

Meer weten?

Meer weten over hoe wij onze logistieke dienstverlening continue verbeteren? Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem telefonisch met ons contact op via 030-7607029 of stuur een e-mail.