Bouke naast pallet in magazijn

Defensie is niet zomaar een klant

Business development manager export Bouke

Bouke ondersteunt de krijgsmacht met medische middelen

Al jaren hebben we een samenwerking met het Ministerie van Defensie (Defensie). Eind 2021 is de samenwerking tussen Defensie en Brocacef verlengd. De overeenkomst betekent een voortzetting van de dienstverlening met zes jaar (met mogelijke uitbreiding van nog eens twee jaar). Brocacef gaat gedurende deze periode medicijnen en hulpmiddelen leveren aan de krijgsmacht in Nederland en in overzeese gebieden. Bouke van den Booren, business development manager export bij Brocacef, legt uit wat de dienstverlening aan Defensie bijzonder maakt.

Bouke: "In de afgelopen jaren leverden wij met verschillende afdelingen binnen Brocacef al medicijnen en hulpmiddelen aan Defensie. Defensie is niet zomaar een klant. De organisatie brengt specifieke eisen en wensen met zich mee, niet alleen op het vlak van wat zij nodig hebben, maar ook over de levering. Vaak past onze standaard werkwijze, maar we moeten ook zoeken naar specifieke oplossingen. Dat gebeurt zowel ad-hoc als in afgesproken procedures. Dat maakt ons werk ook leuk en uitdagend. Voor Defensie draait het vooral om beschikbaarheid en tijdigheid."
Zoeken naar oplossingen maakt ons werk uitdagend

Krachten van logistiek en commercie bundelen

"Mijn teamKnown Consignors, samen met collega key accountmanager Erwin Luiten, is in de afgelopen jaren nauw in contact gebleven met onze relaties binnen Defensie”, vertelt Bouke. Op deze manier konden we geregeld uitleg geven hoe het logistieke traject werkt en tegelijkertijd aandacht geven aan wensen van de Defensie organisatie en daar op inspelen. Door de krachten van logistiek en commercie te bundelen hebben we veel bereikt en is het meer en meer een partnership geworden dan alleen een klantrelatie."

"In Nederland leveren Brocacef aan de Centrale Militaire Apotheek (onderdeel het Centraal Militair Hospitaal in Utrecht), aan het Militair Geneeskundig Logistiek Centrum (MGLC) in Heerenveen en aan alle militaire gezondheidscentra in Nederland. Het MGLC maakt zendingen klaar voor militaire oefeningen en missies, wij dragen zorg voor leveringen van alle vaste Defensie locaties."

Leveren aan kazernes in het buitenland

"Brocacef levert ook aan kazernes en faciliteiten buiten Nederland, zoals in Mons (België) en in Münster (Duitsland). Maar ook in het Caraïbisch gebied op Aruba en Curaçao. Vooral hier komt onze kennis en ervaring om de hoek kijken", zegt Bouke. Met het overbruggen van grote afstanden met verschillende transportmiddelen, onder uiteenlopende omstandigheden weten wij wel raad.

“Wij verpakken en vervoeren de middelen bij een stabiele en gecontroleerde temperatuur (15-25*C of 2-8*C). Dat doen we met gevalideerde passieve koel/ambient verpakkingen voorzien van temperatuur loggers binnen en buiten de verpakking. Hiermee krijgen we een goed beeld van het temperatuurverloop van de goederen tijdens de reis, zodat we de kwaliteit kunnen waarborgen.”
Hoe korter medicijnen onderweg zijn, hoe kleiner de kans dat iets misgaat

Eerste veilige schakel in het transport

"De export afdeling van Brocacef is ook known consignor en regulated agent. Dit is een soort vooruitgeschoven post van de Koninklijke Marechaussee (KMAR). Dat betekent dat we gecertificeerd zijn om luchtvracht verzendklaar aan te bieden op luchthavens. Doordat wij door de KMAR erkend zijn als eerste veilige schakel in het transport traject, hoeven er geen veiligheidscontroles op de luchthaven meer uitgevoerd te worden. Dit scheelt geld, maar zorgt vooral voor tijdwinst. En hoe korter onze medicijnen onderweg zijn, hoe kleiner de kans dat er iets mis gaat. Zo kunnen we als export team snel schakelen in geval van een urgente zending en blijven we flexibel."

"Tijdens de éérste contractperiode verzonden we ook medicijnen en medische hulpmiddelen zelf, via onder aannemers, naar buitenlandse Defensie locaties. De kwaliteit van die zendingen stond dan soms onder druk, met name doordat het defensiepersoneel op locatie extra handelingen moest doen om de goederen binnen te krijgen. We hadden een separate goederenstroom gecreëerd naast de bestaande stroom."

“Wij zagen dat de spullen die Defensie zelf transporteert het snelst gingen (door de speciale status van militaire goederen). Dan stond een pallet van ons nog op de luchthaven en was de vracht van Defensie al verder onderweg. In overleg hebben we toen besloten ook onze vracht als Defensie luchttransport via het MGLC te verzenden. Dat vergde nog wel de nodige afstemming.“
Als je op één lijn zit in en elkaar vertrouwt, is bijna niets onmogelijk
“In het begin leverden we middelen af op een pallet, zoals we ook voor andere klanten doen. Dat deden we om hen te ontlasten. Toen bleek dat ze steeds alles moesten ompakken. Defensie gebruikt transportkisten waar onze pallets niet in passen. Niet handig dus. Na overleg op locatie bij het MCLG in Heerenveen hebben we de transportkisten bekeken en opgemeten. Nu pakken we alles exact op maat in, voorzien van de juiste documentatie, zodat het direct in de kist past zonder extra handling."

Goede afspraken maken is belangrijk

“Als je een contract aangaat met elkaar zoals Defensie met ons moet je vanzelfsprekend goede afspraken maken met elkaar”, zegt Bouke. “Je moet concreet maken waar de dienstverlening aan moet voldoen. Dat helpt in de wederzijdse verwachtingen. Tegelijkertijd kunnen afspraken ook in de weg zitten. Gelukkig weten we hier met onze relaties binnen Defensie pragmatisch mee om te gaan. De korte interne lijnen tussen de betrokken partijen zijn hierin essentieel. Als je op één lijn zit, in wat je wil en je elkaar vertrouwt is bijna niets onmogelijk.”

“Een mooi voorbeeld was onze omgekeerde samenwerking. In 2017 verwoeste orkaan Irma het Caraïbische eiland Sint Maarten. Brocacef wilde zeer noodzakelijke medicijnen en hulpmiddelen leveren aan het enige ziekenhuis. Dat ging niet doordat de infrastructuur te beschadigd was en waardoor het commerciële vliegverkeer stil lag. Via onze contacten bij Defensie en het RIVM hebben we gekeken naar de mogelijkheden. Uiteindelijk is in samenwerking met het RIVM en Defensie, een militair vliegtuig naar het rampgebied vertrokken met onze zending aan boord. Dat krijg je alleen voor elkaar dankzij goed contact tussen mensen die samen willen werken aan een oplossing.”

Andere 'Wij zorgen voor' artikelen

Apotheker Mahshid is werkzaam voor zorginstellingen
Instellingsapotheker Mahshid

We willen onze klanten ‘wijzer’ maken, zodat zij hun kennis optimaal kunnen toepassen

Lees meer
Siwer controleert gasopslag
Apotheker front office Siwer

Door de overdracht van farmaceutische kennis maken we klanten zelfstandiger in de praktijk

Lees meer
Information security manager Mohamed
Mohamed Kassttar, information security manager

Het belangrijkste is het vertrouwen dat gegevens correct, beschikbaar en veilig opgeslagen zijn

Lees meer