Loes zorgt voor gestroomlijnde apotheken

Consultant Loes Haast van Brocacef adviseert als farmakundige over processen binnen zelfstandige apotheken. Ze introduceerde een LEAN-methode om verspilling van tijd en middelen op te sporen. ‘Dankzij FLOW hebben apothekersassistenten meer tijd om zorg te verlenen aan klanten.’

Ze begon haar loopbaan als apothekersassistente bij een openbare apotheek. ‘Ik had al vroeg interesse in medicijnen’, vertelt Loes. ‘Vooral in de werking ervan. Nadat ik een aantal jaren werkte in een openbare apotheek, zocht ik naar meer verdieping en uitdaging in farmaceutische kennis en processen in apotheken. De studie Farmakunde aan de Hogeschool Utrecht sloot hier perfect op aan.’

Loes: ‘Tijdens mijn afstuderen liep ik al stage bij BENU. Hier heb ik veel geleerd over wat het beste werkte binnen apotheken. Samen met collega’s verzamelde ik met mijn afdeling voorbeelden van verbeteringen in processen. Hiermee gaven we advies voor een betere bedrijfsvoering.  Later, toen ik dienst was bij BENU, ben ik hiermee verder gegaan bij een andere afdeling. Daar gebruikten we de LEAN-methode om in processen verspilling van tijd en middelen op te sporen. Die manier van werken noemden we FLOW. Na een aantal pilots hebben we FLOW landelijk uitgerold in de hele BENU- keten.’

Regie in eigen hand

‘Ik heb ook kort voor een andere werkgever gewerkt’, zegt Loes. ‘Die functie was echter minder afwisselend dan ik had gehoopt. Toevallig zag ik een vacature bij Brocacef,  waarin een farma consultant werd gezocht. Het profiel was op mijn lijf geschreven. Elke zelfstandige apotheek is weer anders. Ieder werkt vanuit hun eigen visie en maakt gebruik van verschillende systemen en werkwijzen. Dat betekent dat je advies altijd maatwerk moet zijn, om te zorgen dat het past bij de wensen en de manier van werken van een apotheek. Dat maakt dat elk traject anders is.’

‘Apotheekscan’

‘Als er iets niet lekker loopt in een werkproces of samenwerking, dan kan een apotheek contact met ons opnemen. Dan gaat één van onze consultants bij de apotheek langs. Vaak beginnen we het met een 'apotheekscan'. Een consultant loopt dan een dag mee om te kijken hoe er wordt gewerkt en legt waarnemingen en bevindingen vast in een rapport. Dit rapport wordt doorgesproken met de apotheker of manager van een apotheek.’    

‘In het gesprek geven we aanbevelingen en opties voor wat er naar ons idee anders, of beter kan. Daar kunnen ze natuurlijk als team ook zelf mee aan de slag binnen een apotheek. Het kan ook zijn dat we de opdracht krijgen om bijvoorbeeld een methodiek zoals FLOW te komen implementeren, waarmee verschillende issues in een keer kunnen worden opgelost.’

Gestroomlijnd

‘Wij adviseren, maar een apotheker beslist wat hij of zij uiteindelijk met het advies doet,’ volgens Loes. ‘Meestal wordt het advies opgevolgd. Apothekers vertrouwen op onze kennis en expertise. Doordat wij zoveel ervaring hebben met verschillende apotheken, weten we goed wat wel en niet werkt. Daar zit ook de kracht van onze ondersteuning. Wij begrijpen hoe een apotheek functioneert. Als consultant zien wij veel verschillende combinaties van software, werkwijzen en samenstellingen van apotheekteams. Daardoor kunnen we vaak meerdere oplossingen bieden om iets te verbeteren en kennen we de bijbehorende voor- en nadelen.’

Meer tijd voor klanten

‘Recent waren we bij een groep zelfstandige apotheken die hun recepten niet alleen volledig digitaal afhandelden, maar ook met FLOW-methode zijn gestart,’ vertelt Loes. ‘Tijdens de kick off over de nieuwe manier van werken ontstond er al enthousiasme onder de medewerkers. Na afloop van de eerste dag bleek het resultaat voor hen boven verwachting. Alle recepten waren verwerkt, de medicijnen op tijd opgeruimd en er was meer rust. Het hele team was heel blij met alle verbeteringen. Na een tijdje komen we nog een keer terug om te kijken hoe het gaat. Monitoren van de veranderingen en resultaten is de sleutel om te zorgen dat het werkt.’