Medicatieveiligheid in de praktijk: hoe Fivoor en Brocacef samen blijven verbeteren

Hoe zorg je ervoor dat medicatieprocessen in de praktijk werkbaar en aantoonbaar veilig blijft? Daarover gaan Hanne Doddema en Anique van Leeuwen van Fivoor in gesprek met Marleen Averesch van Brocacef Instellingenzorg.

Fivoor biedt forensische en intensieve zorg en begeleiding voor mensen met een psychiatrische stoornis die een gevaar vormen voor de samenleving of zichzelf. En voor mensen met een licht verstandelijke beperking in combinatie met gedragsproblemen. Juist daarom worden processen regelmatig tegen het licht gehouden om te toetsen of afspraken in de praktijk ook daadwerkelijk werken.

Die complexiteit is volgens Hanne en Anique dagelijks voelbaar: "Je hebt te maken met onder andere behandelaren, verpleegkundigen en begeleiders die zorg leveren aan uiteenlopende doelgroepen. Daardoor zijn er veel verschillende medewerkers verantwoordelijk voor onderdelen uit het medicatieproces. Ook kennen de doelgroepen eigen risico’s rond medicatieveiligheid. Het borgen en verbeteren van medicatieveiligheid is een dynamische opdracht, want het vraagt om goede afstemming."

Medicatieveiligheid verbeteren vraagt meer dan controleren

Om goed grip te houden op medicatieveiligheid werkt Fivoor onder andere met audits, locatiescans, regionale verbeterteams op het gebied van medicatie en een actieve geneesmiddelencommissie. Volgens Hanne en Anique moeten afspraken niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook werkbaar zijn in de praktijk.

"Op papier kun je wel weten hoe het moet. Maar voor een complexe doelgroep moet het ook uitvoerbaar zijn. Als een proces in de praktijk niet werkt, moet je samen met de medewerkers uit het proces kijken hoe je het anders kunt organiseren binnen de kaders van wet- en regelgeving."

Juist daar komt de gezamenlijke expertise van Brocacef Instellingenzorg samen. De klantconsulent helpt zorgteams om bevindingen naar de praktijk te vertalen en is aanspreekpunt voor zorgmedewerkers. De apotheker beoordeelt bevindingen vanuit farmaceutisch-inhoudelijk perspectief, ondersteunt voorschrijvers en adviseert over wet- en regelgeving. Samen met de kwaliteitsafdeling maken zij risico’s inzichtelijk en werken zij aan passende verbeteringen.

Over die aanpak vertelt Hanne: “Marleen is kritisch, maar brengt het op een dusdanige manier dat mensen er ook iets mee gaan doen." Anique vult aan: "Ze legt uit waarom iets anders moet, maar geeft ook praktische handvatten mee voor hoe je het anders kunt doen."

Samen leren en ontwikkelen

De groei van de ambulante zorg brengt nieuwe vraagstukken rondom medicatieveiligheid met zich mee. Dat vraagt om processen die blijven meebewegen en waar nodig worden aangepast

Toen Anique startte met audits op ambulante locaties, liep Marleen mee om haar kennis en expertise te delen. Dit maakte het mogelijk om het ambulante- en klinische auditproces beter op elkaar aan te laten sluiten. Medewerkers krijgen vervolgens stap voor stap meer houvast binnen het medicatieproces. Hetmedicatiebeleid van Fivoor en de bijbehorende werkwijzen sluiten inmiddels ook steeds beter op elkaar aan.

Audits vertalen naar structurele verbetering van medicatieveiligheid

Verbeteringen krijgen pas waarde wanneer ze structureel worden vastgelegd. Daarbij werkt Fivoor volgens de PDCA-cyclus: risico’s signaleren en analyseren, verbeteringen doorvoeren, het resultaat evalueren en waar nodig bijsturen. Bevindingen uit audits worden verwerkt in werkafspraken, beleidsdocumenten en het klinisch handboek en vervolgens organisatiebreed geborgd.

Soms zit de grootste winst in een kleine aanscherping van een proces. Zo bleek dat de werking van de koeling van de medicatiekoelkast optimaal kon worden geborgd door óók te werken met externe thermometers. Deze aanbeveling werd vervolgens goed vastgelegd in relevant beleid en daar waar de meters nog niet werden gebruikt zijn deze alsnog aangeschaft en in gebruik genomen. Met deze verandering wordt medicatieveiligheid nu nog beter geborgd.

Volgens Hanne en Anique zit de echte meerwaarde niet in de audit zelf, maar in wat er daarna gebeurt: "Door steeds terug te komen op bevindingen, eventuele procesveranderingen (of onduidelijkheden) helder uit te leggen in beleid en afspraken vervolgens periodiek te monitoren, ontstaat een vaste cyclus van meten en verbeteren. Dat geeft grip."

Een samenwerking die verder gaat dan de vraag

Actief meedenken, kennis delen en korte lijnen kenmerken de samenwerking tussen Fivoor en Brocacef Instellingenzorg. "Brocacef doet niet alleen wat er wordt gevraagd, maar probeert op meerdere vlakken mee te denken. Daardoor voelt het echt als samenwerken." Dat merken Hanne en Anique ook in de dagelijkse praktijk: "Het voelt bijna dagelijks alsof Brocacef naast ons staat. Je weet elkaar makkelijk te vinden en maakt gebruik van elkaars expertise. Marleen voelt als één van ons"

Samen blijven verbeteren

Voor Fivoor zit de kracht van de samenwerking met Brocacef Instellingenzorg in het combineren van expertise, het signaleren van risico's en het continu verbeteren van processen. Zo werken beide organisaties dagelijks aan hetzelfde doel: medicatieveiligheid die niet alleen op papier klopt, maar ook in de praktijk werkt.

Ondersteuning bij medicatieveiligheid voor zorgorganisatie

Wilt u weten hoe Brocacef Instellingenzorg uw zorgorganisatie ondersteunt bij medicatieveiligheid, kwaliteit en het optimaliseren van medicatieprocessen? Ontdek de mogelijkheden van een samenwerking op maat en ga in gesprek met onze specialisten.